Il existe plusieurs possibilités de vendre vos produits cosmétiques en Europe : via le web, dans un magasin, lors de marchés ou salons, via un distributeur…
Dans chacun de ces cas, vous êtes la personne responsable de vos produits cosmétiques, même si vous les produisez d’une façon artisanale, les importez ou si vous les faites fabriquer par un contractant. Votre nom ou le nom de votre entreprise doit se trouver sur tous les documents liés à votre produit (dossiers de sécurité, DIP, étiquettes, etc).
Ceci veut dire que vous devez vous conformer aux règles de l’Union européenne pour les produits cosmétiques. No stress ! Cela est tout à fait possible et abordable financièrement pour une petite entreprise.
L’avantage d’être en Europe est que vous pouvez vendre et envoyer votre produit n’importe où en Europe en n’effectuant qu’un seul processus de conformité.
Voici les 12 étapes à suivre pour vous permettre de vendre vos produits cosmétiques en Europe
1. Développer votre recette / formule
Vous avez LA crème parfaite que vous aimeriez vendre.
Il est important de vérifier que vous allez pouvoir produire à plus grande échelle plus tard. Et ce n’est pas parce que vous arrivez à le produire en volume de 200ml, que le résultat sera le même pour 2 litres. Donc testez !
Votre équipement est—il adapté ? Votre fournisseur de matière première, peut-il vous fournir suffisamment de vos ingrédients ? Où allez-vous stocker vos produits ? Comment allez-vous remplir 200 tubes de crème avant qu’elle ne devienne trop épaisse ?
Pensez-y avant de vous lancer.
2. Tester les caractéristiques de votre produit
Quand vos produits seront en vente, vous allez devoir vérifier la qualité de votre produit fini lors de chaque production.
Cela veut dire que lorsque vous êtes dans la phase de développement de votre produit (là ou vous vous amusez à inventer la recette parfaite) pensez à vérifier les caractéristiques de ce produit.
Si votre produit contient de l’eau il sera nécessaire de vérifier le pH. Un pH trop faible (donc acide) pourrait faire des dégâts. Un pH trop élevé ne sera pas adéquat pour certains conservateurs.
Vérifiez sa couleur, son odeur, sa texture (liquide, solide, gel….)…
La stabilité physique est aussi importante. Est-ce que votre produit se sépare ? Est-ce qu’il reste en phase ?
Vous pouvez vérifier ceci vous-même, si vous vous sentez apte à le faire, ou sinon, vous pouvez (le) sous-traiter à un laboratoire.
Il est important de vérifier si votre produit est reproductible. Bref, sera-t-il le même lors de chaque production ? La réponse doit être oui!
3. Tester la stabilité de votre produit
Lors du développement, vous allez devoir faire des tests de stabilité. Ceci vous permet de déterminer si votre produit est stable pour x mois ou x années, et vous aidera à décider si vous aller noter une date de péremption ou une période après ouverture (PAO) sur votre emballage.
Vous pouvez faire les tests de stabilité vous-même ou les sous-traiter à un laboratoire externe.
Si vous avez le temps (par exemple des années), vous pouvez garder quelques pots/tubes de votre produit dans votre espace de stockage, et tous les x mois vérifier si les caractéristiques physiques et chimiques sont conformes.
Vous pouvez préparer un tableau comme le suivant:
| T=0 | T=3M | T=6M | T=12M | T=18 M | T=24M | T=30M | T=36M | |
| Aspect physique | ||||||||
| Couleur | ||||||||
| Odeur | ||||||||
| pH | ||||||||
| En phase ? | ||||||||
| Autres…. |
T veut dire le temps : donc T=0 est le jour de production, T=3M est 3 mois après le jour de production….Vous avez compris…
Si vous êtes un peu pressé, vous pouvez faire un test de stabilité en mode accéléré.
Pour ceci vous pouvez incuber votre produit dans un incubateur (par ex pour les reptiles) à 40 degrés C pendant 3 mois. Deux ou trois tubes/flacons pour tester après 1 mois, idem pour tester après 2 mois et idem pour tester après 3 mois.
Si votre produit reste stable après 1 mois, ceci est équivalent à 1 an en temps réel.
Si il est stable pendant 3 mois à 40 degrés C, on estime qu’il sera stable pendant 3 ans (36 mois).
Testez aussi la stabilité de votre produit dans le congélateur (3 cycles de congélation / décongélation). Si vous envoyez vos produits par la poste et qu’ils se trouvent dans un avion, il est possible que la température soit sous zéro degrés, et que votre produit ne reste pas stable… donc vérifiez avant de l’envoyer à votre client(e).
4. Challenge test (test de microbes)
Si votre produit contient de l’eau (ou du miel, des hydrolats, etc), il va falloir inclure un conservateur. Sans conservateur, vous prenez le risque que des microbes s’installent dans le produit et peut-être contaminer la personne qui va l’acheter.
Il sera nécessaire de faire un « challenge test », qui va déterminer si votre conservateur tue bien les microbes qui pourraient se trouver dans votre produit. Vous devez sous-traiter ce test à un laboratoire (il est impossible de faire ce test vous-même).
Il faut impérativement que les résultats du « challenge test » montrent que les microbes sont détruits par le conservateur, sinon vous allez devoir changer de conservateur (ou rajouter plus de celui que vous utilisez) pour pouvoir vendre votre produit. Pas de conservateur = pas de vente sur le marché Européen, car c’est un point clef dans le dossier de sécurité.
Si votre produit est purement à base d’huiles végétales, huiles essentielles (bref sans eau), il n’est pas nécessaire d’inclure un conservateur ni de faire un challenge test. Par contre il sera important d’inclure un anti-oxydant (tel que la vitamine E / Tocophérol) pour éviter l’oxydation des huiles. Il n’est pas nécessaire non plus d’inclure un conservateur pour les savons SAF, vu que l’eau s’évapore pendant la période de cure.
Le challenge test n’est pas un test de stabilité!! (voir point 3)
5. Déterminer la date de péremption ou PAO de votre produit
La grande question… une date de péremption ou le petit pot ouvert avec 6M ?
Ceci va être déterminé par les résultats des tests de stabilité et du « challenge test ».
Si votre produit est stable pour moins de 30 mois, il va falloir noter une date de durabilité minimale (DDM). Vous ne pouvez pas rajouter une PAO dans ce cas.
Si votre produit est stable pour plus de 30 mois, vous pouvez remplacer la DDM par une PAO (= le petit pot ouvert). Ceci signifie que votre produit doit être utilisé pendant x mois après l’ouverture du pot/tube. (Période après ouverture (PAO))
Comment déterminer le nombre de mois pour la période après ouverture ?
3M veut dire 3 mois, 6M : 6 mois, etc.
L’ objectif est d’avoir une période après ouverture au cours de laquelle vous êtes certain que les microbes ne vont pas s’installer pour contaminer votre produit (et donc votre client).
Quelques exemples :
Une crème avec conservateur qui se trouve dans un pot dans lequel la personne va tremper son doigt pour prendre de la crème aura un haut risque de contamination. Là on va mettre 3M.
Une crème naturelle avec conservateur qui se trouve dans un tube ou une pompe airless, peut avoir une PAO de 6 mois.
Parlez-en avec moi lors de l’évaluation de la sécurité si vous avez un doute.
6. Contrôle de qualité
Une fois que vous avez établi les caractéristiques de votre produit, il sera important de les vérifier lors de chaque production (chaque lot). Ceci sera votre contrôle de qualité.
Si votre produit est conforme à vos caractéristiques, il sera « acceptable » pour la vente. Si il n’est pas conforme (par exemple, il est noir au lieu de jaune, ou est beaucoup trop liquide…) analysez le. Et demandez-vous si vous pouvez le vendre ou pas. Si votre lot ne passe pas le test de contrôle de qualité, vous allez devoir recommencer un nouveau lot.
Ne vous inquiétez pas, cela se passe souvent même dans les grands laboratoires.
Chaque lot (chaque production de chaque produit) doit avoir son numéro de lot et sa fiche de contrôle de qualité, comme cela vous pouvez faire le contrôle de qualité lors de la production, et aussi tous les x mois après. Il est important de faire un suivi de votre produit après sa production, par exemple tous les 6 ou 12 mois. Cela vous permet de vérifier que le produit reste bien stable avec le temps. Et en cas de problème (ou questionnement) avec un client vous allez pouvoir vérifier la fiche pour voir si le produit est encore bon ou pas.
7. Bonne pratiques de fabrication (BPF)
Super important ! Les bonnes pratiques de fabrication (ou GMP – Good Manufacturing Practice en anglais) sont essentielles pour la préparation et le conditionnement corrects de vos produits. Cela est nécessaire pour travailler dans de bonnes conditions d’hygiène pour votre produit et pour vous. Suivez l’ ISO 22716
Vous en avez probablement déjà établi lors de votre production à petite échelle, cela sera encore plus important quand vous allez produire à plus grande échelle et devoir garantir la qualité (sans microbes, etc) de vos produits pour quelques mois, si pas quelques années à vos clients ou aux personnes qui vont revendre vos produits (magasins, etc).
Vous devez déclarer votre laboratoire BPF auprès des autorités de votre pays. Pour la Belgique: Service public santé. Pour la France: ANSM.
8. Les allégations / revendications
Votre savon fonctionne super bien pour éliminer les points noirs. Votre crème hydrate la peau à merveille.
Si vous voulez indiquer des allégations (par exemple hydrate, régénère. etc.) , ou des actions liées à votre produit, il vous faut des preuves. La littérature sur les matières premières ne suffit pas. Il faut le prouver avec votre produit fini.
Faites attention : « réparer » est un terme médical. Idem pour inflammation, cicatrice, douleur, migraine, tendinite, et la liste continue ! C’est a utiliser pour les médicaments et pas pour les produits cosmétiques !
Si vous voulez vendre un médicament, je vous invite à trouver quelques millions d’euro pour faire des études cliniques Phase I, II et III.
9. Le rapport de sécurité
Avant même de pouvoir vendre votre produit en Europe, sachez que vous avez quelques règles à suivre.
La première est de faire évaluer la sécurité du produit avec la rédaction du Dossier / Rapport sur la Sécurité du Produit cosmétique, ou CPSR (Cosmetic Product Safety Report) : parties A et B.
Le dossier/rapport de sécurité va évaluer la composition de votre produit et confirmer que chaque ingrédient est bien à une concentration qui ne posera pas un danger pour le consommateur, que le produit est stable et conforme aux normes microbiologiques. Vous aurez aussi la liste des ingrédients en forme INCI, les allergènes à inclure dans votre liste d’ingrédients, les consignes à inclure sur l’emballage, la PAO et si la population cible (par exemple femmes enceintes ou les bébés) peut utiliser votre produit.
Comme ce dossier contient des informations confidentielles, montrez le uniquement aux autorités officielles. Pour rassurer vos clients, vous pouvez leur montrer la premier page du dossier de sécurité que je vous fournis qui est un certificat qui confirme que le produit en question a été évalué pour la sécurité.
Une fois que vous avez votre dossier de sécurité, vous pouvez finaliser votre DIP / PIF, finaliser l’étiquetage, notifier le produit sur le CPNP, et le vendre dans l’Europe entière (ouf enfin !).
10. Dossier Information Produit (DIP)
La deuxième règle à suivre est la création d’un Dossier Information Produit (DIP) détaillé pour chaque produit. En anglais cela s’appelle le PIF = Product Information File.
Vous pouvez le rédiger vous-même et le tenir à jour, ou vous pouvez me demander de le rédiger pour vous.
Vous pouvez inclure toutes les informations dans un fichier, ou les avoir séparément. Mais créez quand même un fichier word qui s’appelle le DIP / PIF ou vous reprenez chacun des 5 points et vous notez où se trouve l’information nécessaire (c’est la solution la plus simple).
Ces informations doivent se trouver à la même adresse que vous utilisez comme adresse sur l’étiquetage de votre produit (l’adresse de la personne responsable). Etant donné que ce dossier contient des informations confidentielles, montrez le uniquement aux autorités officielles.
Le DIP est en 5 parties :
- Description du produit
Le nom du produit, propriétés physiques, … etc ce qui est utile afin de pouvoir l’identifier.
- Rapport de sécurité du produit cosmétique (parties A et B)
Ceci vous sera fourni par votre toxicologue : donc indiquez le numéro du dossier, la date et la conclusion globale.
- Production
Le protocole détaillé pour la production du produit. Le document qui résume vos conditions de BPF (GMP).
- Données d’efficacités (preuves des allégations/revendications)
Les résultats des études d’efficacité que vous avez effectuées sur votre produit pour prouver qu’il fait bien ce que vous dites (« attenue les rides », « hydrate la peau »,….)
- Expérimentation sur les animaux
En Europe il est formellement interdit de faire des expériences sur les animaux pour évaluer votre produit cosmétique fini. Cela est la règle pour toutes les entreprise, qu’ils indiquent ou pas le logo « Non testé sur les animaux ».
11. Etiquette / Emballage
Vous devez créer une étiquette complète reprenant toutes les informations obligatoires
Le site suivant décrit bien ce que vous devez inclure sur votre étiquette / emballage.
https://www.cosmeticseurope.eu/cosmetic-products/understanding-label/
ainsi que celui ci : DGCCRF étiquette cosmétiques
N’oubliez pas que votre étiquette/emballage doit être dans la/les langue(s) du pays de vente, et que certains pays ont quelques obligations en plus : vérifiez avec les autorités locales.
12. CPNP – Portail cosmétique
La dernière étape à suivre est la notification du produit sur le portail cosmétique de l’Union européenne (CPNP). Vous pouvez le faire vous-même ou me demander de le faire pour vous.
Le formulaire CPNP est assez facile à remplir via votre compte sur le portail du site. Ce portail contient un tutoriel à suivre par étapes pour créer votre compte et enregistrer vos produits.
https://webgate.ec.europa.eu/cpnp/
Vous voilà prêt(e) à vendre vos produits… il n’y a plus qu’à… Bon amusement. Et n’hésitez pas à me contacter si vous avez encore des questions.